Forretningsorden 2024

§ 1 Forretningsordenens hjemmel

Nærværende forretningsorden oprettes i henhold til beslutning på bestyrelsesmødet den 2. april 2024

§ 2 Tiltrædelse af forretningsordenen

I forbindelse med bestyrelsens konstituering underskrives forretningsordenen af bestyrelsen, suppleanter, redaktør og webmaster.

Alle modtager herefter kopi af den godkendte forretnings­orden.

§ 3 Indkaldelse af møder m.v.

Bestyrelsen mødes en dag i den første uge i hver måned, kl. 19.00, eller så ofte som formanden eller 3 af bestyrelsesmedlemmerne skønner det påkrævet.

Der udarbejdes mødekalender for de kommende 6 måneder på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Sekretæren indkalder til bestyrelsesmøder med 1 uges varsel, hvilket dog, når formanden skønner det påkrævet, kan nedsættes til 3 dage.

Punkter til dagsorden vedlagt materiale skal være sekretæren i hænde senest 7 dage før mødet.

Indkaldelsen vedlægges dagsorden og nødvendige bilag. Det fremsendte materiale er fortroligt.

Afbud skal meddeles til sekretæren senest mødedagen kl. 12.00.

Følgende kan deltage i bestyrelsesmøderne:

I forbindelse med ad hoc-opgaver kan andre deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.

Som standarddagsorden for bestyrelsens møder anvendes følgende:

1. Godkendelse af dagsordenen
2. Godkendelse af forrige mødereferat
3. Meddelelser fra
   1. havnechef
   2. formand
   3. kasserer
4. Revisionsrapport fra kritiske revisorer
5. Meddelelser fra udvalgsformænd og redaktør
   1. Aktivitet
   2. Kapsejlads
   3. Klubhus
   4. Junior og jolle
   5. Havn og plads
   6. Sejlerskolen
   7. Redaktør
   8. Nyt fra Dykkerklubben
   9. LynetteNyt, herunder udvalgssider
6. Henvendelser

Øvrige punkter

7. Fastlæggelse af næste mødedato
8. Eventuelt

Det enkelte bestyrelsesmedlem skal ved forelæggelse af forslag sørge for, at fornødent materiale om emnet udsendes sammen med dagsordenen, dvs. til sekretæren senest 7 dage før det møde, hvor det ønskes behandlet.

Det påhviler alle bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og redaktør at sætte sig ind i det udsendte materiale, for at kvalificere drøftelserne og reducere tidsforbruget på bestyrelsesmøderne.

I det tilfælde et bestyrelsesmedlem leverer et produkt eller en ydelse til afregning med klubben, skal beløbet forud-godkendes af den øvrige bestyrelse.

Det modtagne skal ligeledes kontrolleres og godkendes af bestyrelsen før pengene anvises til udbetaling. Ansøgning om midler til klubben skal være underskrevet af de tegningsberettigede, som udgøres af formanden, næstformanden og kassereren.

§ 4 Stedet for bestyrelsesmøderne

Bestyrelsesmøderne afholdes i klubbens mødelokale, medmindre bestyrelsen har aftalt andet. Bestyrelsen kan vedtage at afholde bestyrelsesmødet virtuelt, helt eller delvist.

§ 5 Afstemningsregler

Formanden eller næstformanden leder bestyrelsesmøderne.

Ved afstemninger afgøres hver sag ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Ingen beslutning kan træffes på bestyrelsesmøder, hvor ikke mindst fem af bestyrelsens medlemmer er til stede, herunder formanden eller næstformanden.

Ved eksklusionssager er særlige regler gældende jf. vedtægter for S/K Lynetten.

§ 6 Referater af bestyrelsesmøder

Sekretæren udfærdiger beslutningsreferat af møderne. Ved sekretærens forfald udpeges referenten af mødelederen.

Af referatet skal fremgå:

1. Hvem deltager i mødet.
2. Dagsorden med evt. tilføjelser.
3. Beslutninger truffet i henhold til dagsordenen / tilføjelserne.
4. Bestyrelsesmedlemmer, der måtte være uenige i bestyrelsens beslutninger, har ret til at få deres synspunkt indført i referatet.

I øvrigt indføres indholdet af de førte drøftelser i det omfang, det findes nødvendigt.

Person- og erhvervsfølsomme oplysninger vedrørende personale, forpagter og erhvervslejere skal håndteres fortroligt af bestyrelsens medlemmer.

Dette gælder for alle deltagere i bestyrelsens møder. Fortroligt indhold føres ikke til det referat, der offentliggøres. Desuden skal person- og forretningsoplysninger håndteres i henhold til GDPR.

Udkast til referat sendes senest 1 uge efter mødet pr. mail til alle bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og redaktør.

Bestyrelsesmedlemmerne har herefter en uges frist for indsigelser. Referatet godkendes på næstkommende bestyrelsesmøde.

Det godkendte referat fremlægges på kontoret og offentliggøres på hjemmesidens lukkede del.

§ 7 Offentliggørelse

Det er ikke tilladt bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, redaktør, observatør og havnechef at offentliggøre ikke besluttede planer.

Såfremt en offentliggørelse er udsat, skal bestyrelsen samtidig tage stilling til, hvornår og hvorledes offentliggørelsen da skal finde sted.

I forbindelse med offentliggørelse af materiale på klubbens hjemmeside er de enkelte udvalgsformænd ansvarlige for form og indhold på deres respektive ressortområder og de skal derfor godkende alt, der bliver offentliggjort på hjemmesiden inden for deres ansvarsområde.

§ 8 Ad hoc-udvalg, følgegrupper m.m.

Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg, følgegrupper eller lignende, i det omfang og af den størrelse den finder det fornødent, til belysning og udredning af konkrete sager.

Disse udvalg bestykkes med bestyrelsesmedlemmer og kan suppleres med øvrige medlemmer af klubben.

Det enkelte udvalgs mandat til at agere og forpligte klubben besluttes af bestyrelsen.

Bestyrelsens medlemmer kan vælge at nedsætte et fagudvalg på deres ressortområde. Den enkelte ressortformand sammensætter selv sit udvalg.

Inden der nedsættes ad hoc-udvalg drøftes kommissoriet på bestyrelsesmødet og kommissoriet skrives til referat.